You are currently viewing Jak przeprowadzać efektywne zebrania?

Jak przeprowadzać efektywne zebrania?

Efektywne zebrania. Mówi się, że idealne zebranie to takie, w którym biorą udział dwie osoby – przy czym jedna z nich jest nieobecna. Jeżeli w życiu zawodowym istnieje coś, co stanowi równocześnie błogosławieństwo i przekleństwo, to z pewnością są to zebrania. Wystarczy powiedzieć, że na zebraniach spędzamy mnóstwo czasu, a przecież tak wiele z nich nie prowadzi do konstruktywnych wniosków. Niemniej jednak zebrania odgrywają ważną rolę w wymianie informacji w przedsiębiorstwie. Potrzebujemy zebrań i potrzebujemy, by były jak najlepsze. Nie potrzebujemy jednak zebrań ani zbyt częstych, ani zbyt długich, a nade wszystko takich, które są nieproduktywne, czyli kończą się niczym. Dlatego też koniecznością staje się utożsamienie się z treścią następującego założenia:

Każde zebranie – duże czy małe, formalne czy nieformalne, długie czy krótkie – jeśli jest zaplanowane, przemyślane i konsekwentnie poprowadzone, może przynieść wymierne korzyści.

Zebrania są po prostu jedną z form komunikowania się.

Do czego mogą być wykorzystywane zebrania?
  • przekazywania informacji
  • analizy i rozwiązywania problemu(ów)
  • dyskutowania poglądów
  • motywowania do pracy
  • zażegnywania konfliktów
  • pozyskiwania informacji zwrotnych
  • perswazji
  • szkolenia i rozwoju
  • wzmocnienia status quo
  • zachęty do zdobycia wiedzy / umiejętności
  • zachęty do zmian
  • wzmocnienia więzi interpersonalnych
  • wymiany doświadczeń.

Jeżeli zebranie ma być naprawdę użyteczne, nie zaczynajmy go stwierdzeniem: „Myślę, że wszyscy są już obecni, to czym zajmiemy się najpierw?”. Praca nad skutecznością zebrania rozpoczyna się na długo przed jego otwarciem.

Przygotowując się do niego, odpowiedzmy sobie na następujące pytania:

Czy to zebranie jest naprawdę konieczne?

Po co się zbieramy?

  • jasne i wyraźne cele zebrania

O czym będziemy radzić?

  • porządek zebrania
  • kolejność poruszanych kwestii
  • forma pisemna
  • wcześniejsze podanie do wiadomości osób zainteresowanych
  • uwzględnienie ich propozycji

Kiedy się odbędzie i jak długo potrwa?

  • moment rozpoczęcia i zakończenia
  • odpowiednia pora zebrania
  • precyzyjna godzina rozpoczęcia: zawsze zaczynaj o czasie!
  • ustalony czas zakończenia: nigdy nie przedłużaj!

Kto weźmie w nim udział?

  • odpowiednio dobrana grupa uczestników
  • kto powinien być obecny, a kto nie musi
  • dla kogo zebranie będzie przydatne
  • czyj udział będzie użyteczny
  • kto może stwarzać zbędne problemy /zniweczyć efektywność

Gdzie odbędzie się zebranie?

  • właściwe „środowisko”
  • spokojne, przestronne miejsce
  • wygodne krzesła
  • odpowiedni sposób rozmieszczenia uczestników
  • stosowne wyposażenie (np. pomoce wizualne)
  • dobra wentylacja
  • właściwa temperatura.

„Gdy dwaj jeźdźcy jadą na jednym koniu, któryś z nich musi siedzieć z tyłu.”

[W. Shakespeare]

To samo dotyczy zebrań: ktoś musi im przewodniczyć. Nie oznacza to bynajmniej, że powinna to być osoba zajmująca najwyższe stanowisko lub też, że osoba ta musi najwięcej mówić. Oznacza to, że powinna ponosić odpowiedzialność za kierowanie zebraniem. Przedstawiona poniżej lista ilustruje zakres i naturę zadań związanych z funkcją przewodniczenia zebraniu.

Ktokolwiek, którego celem jest prowadzenie efektywnego zebranie, powinien:
  • wzbudzać szacunek uczestników
  • być przygotowany
  • zjawić się na czas i rozpocząć zebranie o czasie
  • zapewnić wszystkie kwestie administracyjne
  • zaprezentować uczestników zebrania
  • ustanowić zasady zebrania i ich przestrzegać
  • kontrolować dyskusję poprzez:
    • zapewnienie udziału każdego uczestnika
    • zachęcanie do aktywniejszego udziału
    • uważne słuchanie
    • czuwanie nad czasem wypowiedzi oraz:
    • dokonywanie systematycznych, jasnych i zwięzłych podsumowań
  • łagodzić zdenerwowanie, wybuchy i emocje
  • doprowadzić do ostatecznej/ych konkluzji
  • dopilnować realizacji wszelkich postanowień.

Bardzo istotnym elementem jest uwzględnienie określonej struktury zebrania.

Proponowana struktura efektywnego zebrania:

I. Wprowadzenie:

określenie celu/ów zebrania, odwołanie się do poprzednich zebrań/dyskusji na ten temat, przedstawienie porządku zebrania.

II. Prezentacja:

wyłożenie wszystkich „za i przeciw”, naszkicowanie kluczowych elementów, przedstawienie pomysłów rozwiązań oraz ich konsekwencji.

III. Debata:

przekształcenie wypowiedzi uczestników zebrania w logiczną argumentację i ustalenie podstaw podejmowanych decyzji.

IV. Podsumowanie:

zestawienie wniosków z dyskusji i określenie zasad realizacji ustalonych działań, dalszego porozumiewania się lub decyzji.

Pamiętamy, iż zebranie jest formą komunikowania się, a więc ma na celu przekazanie określonych treści w sposób zgodny z intencjami nadawcy oraz ich właściwe zrozumienie przez odbiorcę/ów.

Dlatego też, zabierając głos w trakcie zebrania, stosujmy się do trzech podstawowych zaleceń:

Mów w sposób zrozumiały:

  • stosuj jasne wskazówki
  • dbaj o przejrzystość konstrukcji
  • stosuj właściwą kolejność
  • wykorzystuj pomoce wizualne
  • unikaj profesjonalnego żargonu
  • unikaj górnolotnych /pompatycznych zwrotów

Mów w sposób interesujący:

  • pokaż swoje zaangażowanie i entuzjazm
  • przedstaw problem z ich perspektywy
  • wprowadź element napięcia
  • odwołaj się do poczucia humoru

Mów w sposób wiarygodny:

  • podawaj konkretne przykłady
  • dane liczbowe i statystyczne
  • wyniki badań, testów i prób
  • odwołuj się do autorytetów
  • przedstawiaj konkretne dokumenty

Kluczową sprawą po zakończeniu zebrania jest praktyczna realizacja ustaleń podjętych na spotkaniu w sposób zamierzony i w określonym czasie, tak, aby zebranie rzeczywiście było warte poświęconej mu uwagi. Realizacja postanowień może polegać zarówno na przekazaniu określonej informacji, jak i na wdrożeniu dużego projektu. Cokolwiek by to było, wymaga formalnego bodźca do działania, jakim może być protokół zebrania.

Protokół zebrania – aby mógł służyć celom praktycznym, musi być:

Dokładny

bez pominięć w kwestiach zasadniczych, aby zapobiec ewentualnym sporom

Obiektywny

to, co rzeczywiście miało miejsce, nie zaś własna „upiększona” interpretacja

Zwięzły

„krótki, ale zawierający wszystkie istotne zagadnienia”

Zrozumiały

jasna i prosta forma przekazu, aby nie zagmatwać problematyki

Profesjonalny

wyjaśniający, jakie ustalono działania, kto ma je wykonać i kiedy.

Autor: Mirella Kamińska