32 609 71 09
info@exbis.pl
ul. Słonimskiego 2/1, 40-133 Katowice

Jak przeprowadzać efektywne zebrania?

Efektywne zebrania. Mówi się, że idealne zebranie to takie, w którym biorą udział dwie osoby – przy czym jedna z nich jest nieobecna. Jeżeli w życiu zawodowym istnieje coś, co stanowi równocześnie błogosławieństwo i przekleństwo, to z pewnością są to zebrania. Wystarczy powiedzieć, że na zebraniach spędzamy mnóstwo czasu, a przecież tak wiele z nich nie prowadzi do konstruktywnych wniosków. Niemniej jednak zebrania odgrywają ważną rolę w wymianie informacji w przedsiębiorstwie. Potrzebujemy zebrań i potrzebujemy, by były jak najlepsze. Nie potrzebujemy jednak zebrań ani zbyt częstych, ani zbyt długich, a nade wszystko takich, które są nieproduktywne, czyli kończą się niczym. Dlatego też koniecznością staje się utożsamienie się z treścią następującego założenia:

Każde zebranie – duże czy małe, formalne czy nieformalne, długie czy krótkie – jeśli jest zaplanowane, przemyślane i konsekwentnie poprowadzone, może przynieść wymierne korzyści.

Zebrania są po prostu jedną z form komunikowania się.

Do czego mogą być wykorzystywane zebrania?

przekazywania informacji
analizy i rozwiązywania problemu(ów)
dyskutowania poglądów
motywowania do pracy
zażegnywania konfliktów
pozyskiwania informacji zwrotnych
perswazji
szkolenia i rozwoju
wzmocnienia status quo
zachęty do zdobycia wiedzy / umiejętności
zachęty do zmian
wzmocnienia więzi interpersonalnych
wymiany doświadczeń.

Jeżeli zebranie ma być naprawdę użyteczne, nie zaczynajmy go stwierdzeniem: „Myślę, że wszyscy są już obecni, to czym zajmiemy się najpierw?”. Praca nad skutecznością zebrania rozpoczyna się na długo przed jego otwarciem.

Przygotowując się do niego, odpowiedzmy sobie na następujące pytania:

Czy to zebranie jest naprawdę konieczne?

Po co się zbieramy?

jasne i wyraźne cele zebrania

O czym będziemy radzić?

porządek zebrania
kolejność poruszanych kwestii
forma pisemna
wcześniejsze podanie do wiadomości osób zainteresowanych
uwzględnienie ich propozycji

Kiedy się odbędzie i jak długo potrwa?

moment rozpoczęcia i zakończenia
odpowiednia pora zebrania
precyzyjna godzina rozpoczęcia: zawsze zaczynaj o czasie!
ustalony czas zakończenia: nigdy nie przedłużaj!

Kto weźmie w nim udział?

odpowiednio dobrana grupa uczestników
kto powinien być obecny, a kto nie musi
dla kogo zebranie będzie przydatne
czyj udział będzie użyteczny
kto może stwarzać zbędne problemy /zniweczyć efektywność

Gdzie odbędzie się zebranie?

właściwe „środowisko”
spokojne, przestronne miejsce
wygodne krzesła
odpowiedni sposób rozmieszczenia uczestników
stosowne wyposażenie (np. pomoce wizualne)
dobra wentylacja
właściwa temperatura.

„Gdy dwaj jeźdźcy jadą na jednym koniu, któryś z nich musi siedzieć z tyłu.”

[W. Shakespeare]

To samo dotyczy zebrań: ktoś musi im przewodniczyć. Nie oznacza to bynajmniej, że powinna to być osoba zajmująca najwyższe stanowisko lub też, że osoba ta musi najwięcej mówić. Oznacza to, że powinna ponosić odpowiedzialność za kierowanie zebraniem. Przedstawiona poniżej lista ilustruje zakres i naturę zadań związanych z funkcją przewodniczenia zebraniu.

Ktokolwiek, którego celem jest prowadzenie efektywnego zebranie, powinien:

wzbudzać szacunek uczestników
być przygotowany
zjawić się na czas i rozpocząć zebranie o czasie
zapewnić wszystkie kwestie administracyjne
zaprezentować uczestników zebrania
ustanowić zasady zebrania i ich przestrzegać
kontrolować dyskusję poprzez:
- zapewnienie udziału każdego uczestnika
- zachęcanie do aktywniejszego udziału
- uważne słuchanie
- czuwanie nad czasem wypowiedzi oraz:
- dokonywanie systematycznych, jasnych i zwięzłych podsumowań
łagodzić zdenerwowanie, wybuchy i emocje
doprowadzić do ostatecznej/ych konkluzji
dopilnować realizacji wszelkich postanowień.

Bardzo istotnym elementem jest uwzględnienie określonej struktury zebrania.

Proponowana struktura efektywnego zebrania:

I. Wprowadzenie:

określenie celu/ów zebrania, odwołanie się do poprzednich zebrań/dyskusji na ten temat, przedstawienie porządku zebrania.

II. Prezentacja:

wyłożenie wszystkich „za i przeciw”, naszkicowanie kluczowych elementów, przedstawienie pomysłów rozwiązań oraz ich konsekwencji.

III. Debata:

przekształcenie wypowiedzi uczestników zebrania w logiczną argumentację i ustalenie podstaw podejmowanych decyzji.

IV. Podsumowanie:

zestawienie wniosków z dyskusji i określenie zasad realizacji ustalonych działań, dalszego porozumiewania się lub decyzji.

Pamiętamy, iż zebranie jest formą komunikowania się, a więc ma na celu przekazanie określonych treści w sposób zgodny z intencjami nadawcy oraz ich właściwe zrozumienie przez odbiorcę/ów.

Dlatego też, zabierając głos w trakcie zebrania, stosujmy się do trzech podstawowych zaleceń:

Mów w sposób zrozumiały:

stosuj jasne wskazówki
dbaj o przejrzystość konstrukcji
stosuj właściwą kolejność
wykorzystuj pomoce wizualne
unikaj profesjonalnego żargonu
unikaj górnolotnych /pompatycznych zwrotów

Mów w sposób interesujący:

pokaż swoje zaangażowanie i entuzjazm
przedstaw problem z ich perspektywy
wprowadź element napięcia
odwołaj się do poczucia humoru

Mów w sposób wiarygodny:

podawaj konkretne przykłady
dane liczbowe i statystyczne
wyniki badań, testów i prób
odwołuj się do autorytetów
przedstawiaj konkretne dokumenty

Kluczową sprawą po zakończeniu zebrania jest praktyczna realizacja ustaleń podjętych na spotkaniu w sposób zamierzony i w określonym czasie, tak, aby zebranie rzeczywiście było warte poświęconej mu uwagi. Realizacja postanowień może polegać zarówno na przekazaniu określonej informacji, jak i na wdrożeniu dużego projektu. Cokolwiek by to było, wymaga formalnego bodźca do działania, jakim może być protokół zebrania.