Zarządzanie zespołem w pracy zdalnej w obliczu pandemii to temat wymagający od menadżera niejednokrotnie znacznej modyfikacji podejścia do codziennej pracy. Jak poradzić sobie w nowej sytuacji, o tym opowie nam dr Andrzej Szóstak- partner zarządzający EXBIS, praktyk zarządzania i specjalista z zakresu psychologii biznesu.

Czym jest zarządzanie zespołem w pracy zdalnej. Na co każdy menadżer powinien zwrócić uwagę?

A.S.: Zarządzanie ludźmi pracującymi zdalnie ciągle obejmuje wszystkie klasyczne funkcje menedżerskie. W zależności od charakteru dotychczasowej pracy zespołu, znajdziemy systemy o wypracowanych standardach pracy zdalnej i zespoły, dla których przejście na system zdalny stało się istnym wyzwaniem. W drugim przypadku pewne zasady tworzone są umownie.  Ważna jest elastyczność podporządkowana efektywności ze strony szefa jak i zespołu.

Menedżer zarządzający rozproszonym zespołem powinien pamiętać, że „zdalność” oznacza trzy rodzaje dystansu:

• fizycznego, czyli odległości i czasu,
• operacyjnego – związanego z umiejętnościami pracowników i możliwościami technologicznymi
• oraz dystansu ujętego w kategoriach czysto ludzkich: poczucia bliskości i związanej z nią zaufania.

Skuteczność kierowania pracą zdalną polega w znaczniej mierze na umiejętności radzenia sobie z zarządzaniem czasem przez samych „zdalnych pracowników” i ich skłonności do pracy zespołowej (poczucia współzależności).

Nadmierna kontrola sprawowana przez szefa w tych zakresach zazwyczaj okazuje się dysfunkcjonalna.

Powiedzmy też wprost: nie każdy czuje się dobrze w pracy zdalnej, a dla początkujących pracowników brak częstych interakcji, ograniczona dostępność i trudności z bieżącym dzieleniem się wiedzą są poważnym utrudnieniem.

Jak wcześniej powiedziałem, może to oznaczać, że również w zarządzaniu pracą zdalną będzie miejsce dla elementów tradycyjnego modelu przywództwa sytuacyjnego.  Szef musi pamiętać, że zarówno z czysto praktycznego jak i motywacyjnego punktu widzenia praca zdalna rozliczana jest głównie za wyniki, a nie proces w jaki jest realizowana. Kierowanie tego typu zespołem jest zdecydowanie niekomfortowe dla menedżerów nieznoszących utraty poczucia pełnej kontroli.

Jaka jest rola komunikacji w pracy zdalnej?

A.S.: W przypadku  pracy zdalnej niezwykle ważna jest przejrzystość celów, planów, terminów. Niby nic nowego… W  zespołach o charakterze zdalnej oznacza to jednak, że szef rozmawia dużo więcej wyznaczając dokładnie jego oczekiwania w stosunku do realizacji zadań, dotyczącym zakresu realizacji, roli w całości zadania i tempa, w jakim ma być zrealizowane  oraz jak wyglądają powiązania pracownika z innymi. To oczywiste, że szef nie może zarzucać współpracowników informacjami. Musi być jednak wyczulony na błąd „oczywistości”, polegający na niedopowiadaniu rzeczy wydających się powszechnie znanymi. Ważna jest też sama organizacja tej komunikacji np. codzienne poranne spotkanie całego zespołu.

W obecnej sytuacji warto pamiętać:

• że poczucie izolacji i osamotnienia w pracy zdalnej może być demotywujące,
• wyznaczeniu momentów, w których powinni być dostępni (tak by nie ingerować zbyt mocno w indywidualne upodobania w zakresie pracy członków zespołu), co stanowi dla wielu pracowników główną atrakcję pracy zdalnej,
• wyznaczeniu kanałów komunikacji awaryjnej,
• komunikowaniu się przy włączonej kamerze (mowa ciała).

Ważne jest rozsądne podejście do wybranych komunikatorów. Sama jasność i rzeczowość to za mało.

Komunikacja zdalna powoduje nieco inne reakcje, zarówno jeśli chodzi o ich typ jak i natężenie. Podczas konferencji telefonicznej nie wiesz, czy cisza po drugiej stronie oznacza namysł lub brak uwagi, zaś szybkość reakcji na przekazy pisemne może być odczytywana jako wskaźnik pozycji społecznej.  Warto więc określić czas i formę standardowej reakcji.

Jak więc zadbać o morale zespołu?

A.S.: Istnieją w tym zakresie szanse i zagrożenia.

Do najczęstszych zagrożeń zalicza się:

• zbyt natrętny sposób koordynacji i kontroli ze strony szefa,
• narzucanie metod i stylu pracy,
• zbyt skąpe lub nadmierne zabiegi integracyjne (chwila na kontakty czysto towarzyskie ), problemy z infrastrukturą komunikacyjną.

Sporo pracowników będzie też miało problemy z wejściem w efektywny tryb pracy spowodowane brakiem samodyscypliny i rozproszeniem. W tym przypadku warto swojemu zespołowi podesłać kilka pomysłów popartych autorytetem „wyjadaczy” w tej dziedzinie czy też poświęcić czas na sesję zespołu dzielącego się swoimi „patentami”.

Sam propaguję takie zasady jak praca w jednym wydzielonym do tego miejscu, ubieranie się w domowy „strój służbowy”, odcięcie się „od świata” (odsunięcie rozpraszaczy) i trzymanie się własnych reżimów czasowych z zaplanowanymi przerwami, praca z blokami zadań.

Szanse: przede wszystkim praca zdalna to możliwość  uwolnienia kreatywności, poczucia wolności i odpowiedzialności w postaci rzadko dostępnej w konwencjonalnych schematach pracy. Mówiłem już wcześniej o potrzebach społecznych w cyfrowym świecie. Warto zatem stworzyć w nim przestrzeń do świętowania, zarówno w postaci spontanicznie wykorzystywanych okazji, jak i rytuałów rozproszonego zespołu.

Jak przeprowadzać proces kontrolny podczas pracy zdalnej?

A.S.: W  różnych dziedzinach i na różnych stanowiskach  będziemy spotykać odmienne wymagania. Mówiłem już o tym, że w przypadku  podejścia projektowego, pełna kontrola nad pracą zdalną będzie trudna lub wręcz niewykonalna. Co więcej  bywa dysfunkcjonalna zarówno ze względów organizacyjnych jak i motywacyjnych. Oczywiście możesz wymagać codziennych raportów lub korzystać z oprogramowania monitorującego aktywność swoich ludzi… W bardzo wielu przypadkach zrujnuje to jednak klimat zaufania.

Delegowanie zatem – gdy to tylko możliwe – polega na jasnym określeniu zadania i wyników przy pozostawieniu dużej swobody w zakresie metod pracy.  W tym kontekście ważne jest także zabezpieczenie  dokumentów wynoszonych z biura i przesyłanych danych, a to już inne zagadnienie.

Serdecznie dziękujemy za zgodę na udzielenie wywiadu i  inspirujące odpowiedzi. Pana doświadczenia związane z zarządzaniem zespołem w pracy zdalnej są na obecną chwilę bardzo cenne dla menedżerów stojących przed wyzwaniem zmiany podejścia do pojęcia zarządzania.